Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Artikel 1: Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Nuts Volksuniversiteit de brede A te Breda is Volksuniversiteit Breda
b. de directeur of bestuur: de directeur / bestuur van Volksuniversiteit Breda.
c. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling;
d. persoonsdossier: het geheel van (schriftelijk) vastgelegde informatie met betrekking tot een persoon die deel uitmaakt van een van de categorieën genoemd in artikel 3 van deze regeling. De dossiers kunnen bestaan zowel uit een fysiek als een elektronisch gedeelte;
e. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
f. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon; derde
g. een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene;
Artikel 2: Doelstelling van het bestand
Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan Volksuniversiteit Breda, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de administratie van Volksuniversiteit Breda. Het bestand dient mede om cursisten en oud cursisten te informeren over hun cursus/lessen/lezingen workshops, excursies en de overige cursusactiviteiten van Volksuniversiteit Breda.
Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten, docenten, medewerkers, vrijwilligers en personen/bedrijven die hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van Volksuniversiteit Breda.
Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals vermeld in bijlage I, die bij deze regeling is gevoegd.
2. De persoonsgegevens worden verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bij inschrijving op een cursus, lezing of andere activiteit van Volksuniversiteit Breda.
3. De in het eerste lid bedoelde bijlage vormt onderdeel van deze regeling.
Artikel 5: Verantwoordelijkheid
1. De directeur is verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van het bestand, e.e.a. in overeenstemming met het in deze regeling bepaalde.
2. De directeur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
3. De directeur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand, tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
Artikel 6: Functioneren van het bestand
1. Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van de directeur van Volksuniversiteit Breda en de door deze aangewezen medewerkers gebruikt.
2. De in het bestand opgenomen gegevens worden uitsluitend gebruikt ten behoeve van de in artikel 2 van deze regeling omschreven doelstelling.
Artikel 7: Toegang tot het bestand
1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden:
- de directeur;
- de stafmedewerkers;
- de administratief medewerkers;
- leden van het bestuur;
- de systeembeheerder.
2. Toegang tot het bestand kan uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegang codes aan de in dit artikel bij 1. genoemde personen.
3. Aan deze toegang codes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens.
4. Een docent krijgt functioneel toegang tot enkele persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven les-activiteit te weten: naam, telefoonnummer en/of email-adres om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige les-activiteit.
Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden
1. Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
- dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
- dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
- instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
2. De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens.
Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en Volksuniversiteit Breda is geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. Volksuniversiteit Breda dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.
Artikel 10: Recht op inzage, correctie en afschrift.
1. De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot Volksuniversiteit Breda wenden met het verzoek om inzage in de geregistreerde gegevens.
2. Volksuniversiteit Breda geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
3. De betrokkene (of zijn gemachtigde) krijgt inzage in het bestand voor zover het de gegevens betreft die op de betrokkene betrekking hebben. Desgewenst wordt hem een afschrift van de door hem gevraagde gegevens ter beschikking gesteld.
4. Inzage wordt slechts verleend en afschriften worden slechts verstrekt na een aan de directeur gericht schriftelijk verzoek.
5. Volksuniversiteit Breda eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gemachtigde door medewerkers van Volksuniversiteit Breda onomstotelijk kan worden vastgesteld.
6. Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.
Artikel 11: Correctierecht
1. De betrokkene (of zijn gemachtigde, wanneer deze een nadrukkelijk verzoek van de betrokkene kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen.
2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in acht neming van het bepaalde bij artikel 9.
3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij de directeur van Volksuniversiteit Breda. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
4. De beslissing van de directeur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
5. Volksuniversiteit Breda draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
Artikel 12: Beroep
1. Indien Volksuniversiteit Breda weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Breda met het schriftelijk verzoek Volksuniversiteit Breda te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
Bijlage vermelding welke gegevens worden vastgelegd
BIJLAGE I
Het bestand omvat over de in artikel 3 bedoelde personen de volgende gegevens:
achternaam, voorletters
adres, postcode*
woonplaats*
tel.nrs overdag, avond, mobiel**
geslacht*
e-mail adres
geboortedatum * : inschrijving op activiteiten van Volksuniversiteit Breda is in beginsel mogelijk voor personen van 18 jaar en ouder.
BSN – het Burgerservicenummer wordt geregistreerd in geval de cursist ten behoeve van de cursussen NT2 gebruik maakt van de leenmogelijkheid bij DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs);
Nationaliteit – idem als bij BSN en in geval de subsidievoorwaarden van de gemeente dit vereist.
IBAN – t.b.v. automatische incasso cursus- lesgelden en/of restitutie (teveel) betaald cursus- of lesgeld.
de door de betrokkene gevolgde cursussen c.q. cursushistorie
het gebruik van de digitale ondersteuning Mijn Volksuniversiteit.
*Gegevens over woonplaats, postcode, leeftijd en geslacht worden door ons geanonimiseerd verwerkt ten behoeve van statistische gegevens omtrent: wie zijn onze cursisten en waar komen ze vandaan.
** telefoon en/of email-gegevens zijn nodig om cursisten tijdig te kunnen informeren in geval van ziekte van de docent en andere leswijzigingen.
Volksuniversiteit Breda Maart 2023
Volksuniversiteit Breda volgt de algemene voorwaarden van de NRTO. Voor meer informatie klik hier
Protocol Klachtenprocedure van de Volksuniversiteit Breda
Wij doen ons best om al onze activiteiten goed te laten verlopen. Toch kan er af en toe iets misgaan. Daarover je ontevredenheid bij ons uiten in een formele klacht is misschien niet prettig voor ons, het is wel een aansporing om zaken waar nodig te verbeteren.
Wat is wel een klacht: een mondelinge en/of schriftelijke uiting van je ontevredenheid over een door ons bewezen dienst, een geleverd product of een persoon die voor ons werkt. Je kunt geen klacht indienen over besluiten met een algemene strekking.
Wat is geen klacht: een situatie die bij jou zorgt voor en gevoel van onveiligheid (bijvoorbeeld door intimidatie, discriminatie, enz.). Wil je hierover een melding doen? Neem dan rechtstreeks contact op met de Vertrouwenspersoon de heer Ad Koppe. mailadres a.koppe@hotmail.com
Toelichting klachten
Heeft je klacht direct te maken met de gang van zaken in de klas/cursus? Neem altijd eerst contact op met je docent voor overleg. Kom je er samen met de docent niet uit, dan kun je je klacht schriftelijk bij ons indienen en start je een formele klachtenprocedure. Het klachtenformulier kun je hier downloaden en mailen de klachtencommissie.
1. Algemeen
Heb je een klacht over een activiteit van Volksuniversiteit Breda wendt je schriftelijk tot de Klachtencommissie: klachtencommissiebreda@volksuniversiteit.nl of via het postadres Klachtencommissie Volksuniversiteit Breda, Molenstraat 6, 4811 GS Breda.
2. Samenstelling Klachtencommissie
De Klachtencommissie bestaat altijd uit drie personen. Twee onafhankelijke externe leden, waarvan een als commissievoorzitter, en een bestuurslid van de Volksuniversiteit Breda.
3. Doel klachtencommissie
De Klachtencommissie zorgt voor een adequate en tijdige behandeling van je klacht, maakt een verslag en koppelt het resultaat van de behandeling terug met de indiener van de klacht en het bestuur van Volksuniversiteit Breda.
4. Protocol
Definitie klacht: een mondelinge en/of schriftelijke uiting van je ontevredenheid over een door de Volksuniversiteit Breda bewezen dienst, een geleverd product of een persoon die voor ons werkt.
Een mondelinge klacht over een dienst, product of persoon bespreek je altijd éérst en direct met de betrokken medewerker of docent. Ben je daarna niet tevreden dan kun je een schriftelijke klacht indienen via de mail of per post (zie onder 1. Algemeen).
Je kunt hier je klacht beschrijven. Vul alle gevraagde gegevens in. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. De ontvangst van je klacht wordt binnen een week schriftelijk bevestigd door de Klachtencommissie. Je krijgt van de commissie alle relevante informatie. Het streven is altijd om je klacht binnen een redelijke termijn te behandelen. De commissie informeert het bestuur.
De Klachtencommissie toetst je klacht eerst op ontvankelijkheid. Ligt de oorzaak van je klacht in het doen en (na)laten van Volksuniversiteit Breda? Vervolgens wordt de klacht inhoudelijk beoordeeld. De commissie neemt contact met je op resp. met andere betrokkenen voor (nadere) toelichting. Betreft je klacht het functioneren van werknemers, vrijwilligers en/of docenten van Volksuniversiteit Breda dan vindt hoor en wederhoor plaats. Bij verregaande financiële gevolgen neemt de commissie contact op met het Bestuur van Volksuniversiteit Breda.
De Klachtencommissie legt alle feitelijk verkregen informatie bij de behandeling van de klacht vast en koppelt deze terug naar de informatieverstrekker(s) met de vraag of men het met die weergave eens is.
De Klachtencommissie doet hierna, uiterlijk binnen een maand, schriftelijk uitspraak over de klacht en brengt deze ter kennis aan alle direct betrokkenen, het bestuur en de directeur van de Volksuniversiteit Breda.
De directeur draagt, waar nodig, zorg voor de verwerking en bericht hiervoor alle betrokkenen. Aansluitend sluit de commissie de klacht.
5. Beroepsmogelijkheid
Als naar jouw oordeel, of dat van andere betrokkenen, de afhandeling niet naar wens is verlopen, is in beroep gaan mogelijk bij het Bestuur van de Volksuniversiteit Breda.
Je kunt binnen vier weken na de (datum) uitspraak van de Klachtencommissie schriftelijk een gemotiveerd beroepschrift indienen bij het bestuur. Voor het beroepsformulier klik hier.
Het bestuur handelt het beroep binnen een periode van een maand af (vakanties niet inbegrepen). In het kader van dit beroep kan het bestuur besluiten tot een nader gesprek met alle betrokkenen. Uitspraken van het bestuur zijn bindend en worden met alle betrokkenen gedeeld.
Het bestuur draagt waar nodig de directeur op de uitspraak te verwerken en bericht alle betrokkenen. Aansluitend sluit het bestuur de klacht.
6. Evaluatie en bijstelling
Dit protocol en het functioneren van de Klachtencommissie worden jaarlijks geëvalueerd. Het maakt onderdeel uit van het Huishoudelijk Reglement van Volksuniversiteit Breda.
Deze klachtenregeling volgt de landelijke afspraken gemaakt binnen Cultuurconnectie, de koepel van landelijke volksuniversiteiten, en het NRTO.
We do our best to ensure that all our activities run smoothly. However, things can occasionally go wrong. Expressing your dissatisfaction with us in a formal complaint may not be pleasant for us, but it is an incentive to improve matters where necessary.
What is a complaint: an oral and/or written expression of your dissatisfaction with a service provided by us, a product delivered or a person who works for us. You cannot file a complaint about decisions with a general scope.
What is not a complaint: a situation that makes you feel unsafe (for example due to intimidation, discrimination, etc.). Do you want to report this? Then contact the Confidential Advisor sir Ad Koppe. a.koppe@.hotmail.com directly.
Explanation of complaints
Does your complaint directly relate to the course of events in the class/course? Always contact your teacher first for consultation. If you cannot resolve the matter together with the teacher, you can submit your complaint to us in writing and start a formal complaints procedure.
1. General
If you have a complaint about an activity of Volksuniversiteit Breda, please contact the Complaints Committee in writing: klachtencommissiebreda@volksuniversiteit.nl or via the postal address Klachtencommissie Volksuniversiteit Breda, Molenstraat 6, 4811 GS Breda.
2. Composition of the Complaints Committee
The Complaints Committee always consists of three people. Two independent external members, one of whom is the committee chair, and a board member of Volksuniversiteit Breda.
3. Purpose of the Complaints Committee
The Complaints Committee ensures that your complaint is handled adequately and promptly, makes a report and reports the outcome of the handling back to the person who submitted the complaint and the board of Volksuniversiteit Breda.
4. Protocol
Definition of complaint: an oral and/or written expression of your dissatisfaction about a service provided by Volksuniversiteit Breda, a product delivered or a person working for us. You should always first and directly discuss an oral complaint about a service, product or person with the employee or teacher concerned. If you are not satisfied after that, you can submit a written complaint by e-mail or by post (see under 1. General). You can describe your complaint here. Fill in all the requested information. Anonymous complaints will not be processed. The Complaints Committee will confirm receipt of your complaint in writing within one week. You will receive all relevant information from the committee. The aim is always to process your complaint within a reasonable period. The committee will inform the board.
The Complaints Committee will first assess your complaint for admissibility. Is the cause of your complaint in the actions or omissions of Volksuniversiteit Breda? The complaint will then be assessed on its merits. The committee will contact you or other parties involved for (further) explanation. If your complaint concerns the functioning of employees, volunteers and/or teachers of Volksuniversiteit Breda, both sides of the argument will be heard. In the event of far-reaching financial consequences, the committee will contact the Board of Volksuniversiteit Breda.
The Complaints Committee will record all information actually obtained during the handling of the complaint and will report this back to the information provider(s) with the question whether they agree with this representation.
The Complaints Committee will then, within one month at the latest, make a written decision on the complaint and will bring this to the attention of all directly involved parties, the Board and the Director of Volksuniversiteit Breda.
The Director will, where necessary, ensure that the complaint is processed and will inform all involved parties of this. The committee will then close the complaint.
5. Possibility of appeal
If in your opinion, or that of other parties involved, the handling has not gone as desired, you can appeal to the Board of the Volksuniversiteit Breda.
You can submit a motivated appeal to the board in writing within four weeks after the (date) decision of the Complaints Committee.
The board will handle the appeal within a period of one month (excluding holidays). In the context of this appeal, the board can decide to have a further discussion with all parties involved. Click here for the formular .
Decisions of the board are binding and are shared with all parties involved.
Where necessary, the board instructs the director to process the decision and informs all parties involved. The board then closes the complaint.
6. Evaluation and adjustment
This protocol and the functioning of the Complaints Committee are evaluated annually. It is part of the Internal Regulations of the Volksuniversiteit Breda.
This complaints procedure follows the national agreements made within Cultuurconnectie, the umbrella organization of national voluntary universities, and the NRTO.
Voor de gedragscode click op de link
Molenstraat 6, 4811GS Breda
Open ma, di en do van 10.00 – 16.00 uur.
m.u.v. schoolvakanties.
breda@volksuniversiteit.nl
076 521 72 33
Volg ons op social media
